ΟΛΑ ΤΑ ΒΗΜΑΤΑ ΓΙΑ ΤΗ ΣΥΝΤΑΞΗ ΚΑΙ ΔΙΑΝΟΜΗ ΤΟΥΣ
γράφει η Αρετή Βάσσου, Digital Strategy Director, Ideadeco.co
Πόσες φορές έχεις αναρωτηθεί πώς ακριβώς γράφονται τα Δελτία Τύπου; Αν απαντήσεις άπειρες, τότε ήδη έχεις καταλάβει πόσο απαραίτητο είναι στην ανάπτυξη του δικού σου brand. Τα ΔΤ είναι αναπόσπαστο κοµµάτι της επικοινωνίας για να φτάνουν τα νέα και οι ενηµερώσεις που αφορούν µια εταιρεία, µια εκδήλωση, ένα σηµαντικό γεγονός ή ακόµα και τρέχουσες εξελίξεις για κάποιο θέµα της επικαιρότητας, µπροστά στα µάτια του κοινού.
Ακριβώς επειδή είναι σηµαντικός κρίκος στην επικοινωνία, όλο και περισσότεροι επιχειρηµατίες, σε διάφορους κλάδους, προσπαθούν να αποκωδικοποιήσουν τα µυστικά σύνταξης ενός δυνατού και ξεκάθαρου Δελτίου Τύπου.
Στον σηµερινό οδηγό θα δούµε αναλυτικά ποια είναι τα βήµατα δηµιουργίας και αποστολής ενός Δελτίου Τύπου, που δεν καταλήγει στο καλάθι αχρήστων.
Τι είναι το Δελτίο Τύπου;
Είναι η ανακοίνωση που έχουµε συντάξει εµείς και έχουµε στείλει προς τα Μέσα Ενηµέρωσης µε σκοπό να δηµοσιευτεί ώστε να είναι επισκέψιµη και προσβάσιµη στο κοινό µέσα από τα έντυπα και ψηφιακά ΜΜΕ. Τα Δελτία Τύπου που στέλνουµε λειτουργούν ως µια ευγενική πρόσκληση προς τα Μέσα Ενηµέρωσης για να προσέξουν και πιθανόν να παρουσιάσουν το ΔΤ, αν κρίνουν ότι έχει ενδιαφέρον για το κοινό τους.
Ο αποστολέας (εµείς που το συντάσσουµε) δεν µπορεί να απαιτήσει ούτε να πιέσει κάποιο µέσο να προχωρήσει σε δηµοσίευση. Εναπόκειται καθαρά στην διακριτική ευχέρεια του τµήµατος σύνταξης και αξιολόγησης των ΔΤ. Εδώ καλό είναι να θυµόµαστε ότι τα Μέσα Ενηµέρωσης είναι αρχικά επιχειρήσεις που διέπονται από εσωτερικούς κανονισµούς και περιορισµούς, άλλοτε εµπορικούς και άλλοτε νοµικούς ή δεοντολογίας.
Με απλά λόγια, δεν έχουν καµία υποχρέωση να δηµοσιεύσουν τα ΔΤ που εµείς στέλνουµε. Ξέρετε πόσα πολλά ΔΤ λαµβάνουν καθηµερινά; Εκατοντάδες κάθε ώρα της ηµέρας, µέσα στο inbox των email τους. Γι’ αυτό το λόγο είναι χρήσιµο πριν το στείλουµε, να έχουµε εντοπίσει ποια µέσα ενηµέρωσης θα τους αφορούσε το δικό µας ΔΤ. Και ένα βήµα παραπέρα, είναι έξυπνο να έχουµε στην λίστα µε τις γνωριµίες µας και δηµοσιογράφους, ώστε να τους στέλνουµε προσωπικά το Δελτίο Τύπου µας για να το προωθήσουν στο κατάλληλο τµήµα.
Σε αυτή τη περίπτωση, αφού στείλουµε µε email το ΔΤ µας, περιµένουµε 1-2 µέρες πριν καλέσουµε τον/την δηµοσιογράφο για να επιβεβαιώσουµε αν το έλαβε. Στην συνέχεια παρακολουθούµε στενά τις δηµοσιεύσεις του εντύπου. Μόλις δούµε την ανάρτηση του δικού µας δελτίου, αµέσως στέλνουµε ένα ευχαριστήριο µήνυµα στον/στην δηµοσιογράφο. Οι καλοί τρόποι και η ευγένεια µετακινούν βουνά, δικαίως έλεγαν οι γιαγιάδες µας!
Την ευθύνη για το σχεδιασµό και τη σύνταξη του Δελτίου Τύπου συνήθως την έχει ο άνθρωπος που έχει οριστεί ως Σύµβουλος Δηµοσίων Σχέσεων. Βέβαια, βλέπουµε ότι σχεδόν όλοι µπορούν να παίξουν αυτό τον ρόλο µέσα σε µια startup, σε ένα marketing agency, σε µια εταιρεία event planning, σε υπηρεσίες συµβούλων, σε αρκετές ειδικότητες αυτοαπασχολούµενων, δηµοσιογράφων – παρουσιαστών, καλλιτεχνών κλπ.
Τι συμπεριλαμβάνουμε στο Δελτίο Τύπου
Παραθέτουµε όλες τις πληροφορίες που αφορούν την ανακοίνωση µας χωρίς να διαδίδουµε ανακρίβειες ή/και ψευδείς πληροφορίες. Εξ ορισµού µέσα στα Δελτία Τύπου παρουσιάζουµε µια είδηση και δεν υπερβάλουµε ή δεν αλλοιώνουµε τις πληροφορίες. Επίσης, παραθέτουµε τα στοιχεία αµερόληπτα, µε ακρίβεια και σαφήνεια. Δίνουµε προσοχή στην ορθογραφία, στην σύνταξη, την εννοιολογική συνοχή και την έκταση του κειµένου.
Όλα τα βήματα:
ΑΡΧΗ: Στην κορυφή της σελίδας γράφουµε ΔΕΛΤΙΟ ΤΥΠΟΥ. Μόνο έτσι δεν θα υπάρχει παρανόηση για τη ταυτότητα του κειµένου.
ΤΙΤΛΟΣ: µέχρι 8-10 λέξεις και να είναι ξεκάθαρος.
ΠΡΩΤΗ ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ: Συνοπτικά απαντάµε σε µια σύντοµη παράγραφο για το: Ποιος; Τι; Πού; Πότε; Γιατί; Πως; Η εισαγωγική παράγραφος πρέπει να συνοψίζει το βασικό µήνυµα και να προσδιορίζει ποιος, γιατί, πού και τι ακριβώς γνωστοποιείται µέσω του Δελτίου Τύπου.
ΔΕΥΤΕΡΗ ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ: Με λίγα λόγια περιγράφουµε τα ιστορικά στοιχεία της είδησης για να κεντρίσουµε το ενδιαφέρον των δηµοσιογράφων.
ΥΠΟΓΡΑΜΜΙΣΗ: Γίνεται µόνο στα στοιχεία που θέλουµε να παραµείνουν ακριβώς όπως τα έχουµε συντάξει. Συνήθως αφορά στην πρώτη παράγραφο.
ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ: Πάντα κλείνουµε το Δελτίο Τύπου µε τα στοιχεία επικοινωνίας µας σε περίπτωση που θέλουν περισσότερες πληροφορίες. Γράφουµε ξεκάθαρα: Για περισσότερες πληροφορίες παρακαλώ επικοινωνήστε µε τον/ την [Όνοµα + Επίθετο] στον [τηλεφωνικό αριθµό] ή στο [email].
ΕΚΤΑΣΗ: Να καλύπτει το πολύ τα 2/3 µιας σελίδας Α4.
ΜΟΡΦΗ: Πάντα σε µορφή DOC ή WORD αρχείου και ποτέ ως απλό κείµενο email. Το αρχείο να έχει ονοµαστεί ακριβώς όπως ο ΤΙΤΛΟΣ.
ΦΩΤΟΓΡΑΦΙΕΣ: Ξεχωριστά αρχεία και κάθε φωτογραφία να έχει ονοµαστεί ακριβώς όπως ο ΤΙΤΛΟΣ. Σε περίπτωση που υπάρχει µεγάλος αριθµός φωτογραφιών (πάνω από 2), τότε οφείλουµε να συµπεριλάβουµε αριθµηµένη λίστα µε σαφή περιγραφή της κάθε φωτογραφίας, τα ονόµατα των ανθρώπων της κάθε φωτογραφίας και όλες τις σχετικές πληροφορίες για τον χώρο και το event.
ΕΙΚΑΣΤΙΚΑ: Ξεχωριστά αρχεία και κάθε εικαστικό να έχει ονοµαστεί ακριβώς όπως ο ΤΙΤΛΟΣ. Σε περίπτωση που υπάρχει µεγάλος αριθµός εικαστικών (πάνω από 2), τότε οφείλουµε να συµπεριλάβουµε αριθµηµένη λίστα µε σαφή περιγραφή του κάθε εικαστικού.
COPYRIGHT: Αν εµπλέκονται και τα ονόµατα άλλων δηµιουργών οφείλουµε να αναφέρουµε τα ονόµατα τους. Π.χ φωτογραφίες [το όνοµα] κλπ
ΕΜΠΑΡΓΚΟ: Χρησιµοποιούµε τη λέξη εµπάργκο µόνο όταν υπάρχει σοβαρός λόγος για να γίνει η δηµοσίευση µετά από µια συγκεκριµένη ηµεροµηνία και ώρα. Την τοποθετούµε πριν τον τίτλο και συµπληρώνουµε την ηµέρα και ώρα που ισχύει ως ορόσηµο λήξης του εµπάργκο.
Γιατί δεν δημοσιεύονται τα Δελτία Τύπου που στέλνετε
Ο τίτλος είναι το σηµείο κλειδί ώστε το µάτι των δηµοσιογράφων να προσέξει το δικό σου Δελτίο Τύπου. Χρειάζεται να είναι συνοπτικός και ταυτόχρονα ελκυστικός. Οι δηµοσιογράφοι είναι πολυάσχολοι µε ελάχιστο χρόνο για χάσιµο. Ένας έξυπνος τίτλος σε συνδυασµό µε ένα περιεκτικό κείµενο θα κερδίσει γρήγορα το ενδιαφέρον τους.
Όταν τα Δελτία Τύπου σας δεν επιλέγονται για δηµοσίευση, ποτέ µην έρθετε σε ρήξη µε τους δηµοσιογράφους. Πιθανόν κάτι έχει ξεφύγει στο ΔΤ και µπήκε στο καλάθι των αχρήστων. Μελετήστε προσεκτικά ότι έχετε γράψει και µετά κάντε µια σύγκριση µε δηµοσιευµένα ΔΤ που αφορούν τον κλάδο σας. Κάθε κλάδος και κάθε αγορά έχει τους δικούς της κανόνες για τη σύνταξη Δελτίων Τύπου. Είναι τελείως διαφορετικό το υλικό ενηµέρωσης για την εκδήλωση ενός πολιτικού προσώπου από τα ΔΤ που αφορούν σε µια συναυλία ή θεατρική παράσταση.
Αστοχίες στην διανομή των Δελτίων Τύπου
Αν υποθέσουµε ότι έχουµε στα χέρια µας ένα ΔΤ για τα εγκαίνια ενός εµπορικού καταστήµατος γυναικείας κόµµωσης και µιας σειράς τοπικών εκδηλώσεων για την ηµέρα των εγκαινίων. Έχει νόημα να στείλουμε τα ΔΤ σε αθλητικά έντυπα; Ή να τα στείλουμε σε δημοσιογράφους πολιτικού ρεπορτάζ; Εννοείται πως θα ήταν αστοχία. Αντίθετα, τα lifestyle έντυπα θα ήταν η ιδανική επιλογή.
Κατά τη διανοµή των ΔΤ είναι έξυπνο να διαµορφώνουµε λίστες ειδικού ενδιαφέροντος κατά περίπτωση. Έτσι, δεν κουράζουµε τους δηµοσιογράφους που γνωρίζουµε και µε την ορθή στόχευση πολλαπλασιάζουµε τις πιθανότητες δηµοσίευσης. Στην διαδικασία αξιολόγησης από µεριάς µας, καλό είναι να συνυπολογίζεται και το κοινό που απευθύνεται το κάθε µέσο.
Ας πάρουµε για παράδειγµα την ανακοίνωση για ένα νέο προϊόν. Εκεί η βεντάλια των επιλογών είναι πιο πλούσια, αλλά επιβάλλεται να ετοιµάσουµε αρκετές παραλλαγές του ίδιου Δελτίου Τύπου. Κανένα µέσο δεν θέλει να έχει πανοµοιότυπα Δελτία Τύπου µέσα στο περιεχόµενο του. Κερδίστε την εκτίµηση των δηµοσιογράφων στέλνοντας τους µοναδικά ΔΤ σε κάθε επικοινωνία µαζί τους.
Προσέξτε το ύφος και τον τόνο που επιλέγετε. Το ιδανικό είναι να βρείτε την χρυσή τοµή µεταξύ του τόνου που έχει το δικό σας brand και του τόνου που έχει το µέσο ενηµέρωσης
Σεβαστείτε τον προσωπικό χρόνο των δηµοσιογράφων. Αυτός είναι απαράβατος κανόνας. Στέλνουµε ΔΤ εργάσιµες µέρες, εκτός και αν πρόκειται για ανακοινώσεις ειδικού βάρους, πχ µια πολιτική ανακοίνωση ή έκτακτες ειδήσεις. Προτιµήστε να στέλνετε ΔΤ καθηµερινές µέρες (Τρίτη – Πέµπτη) µεταξύ 2µµ – 7µµ. Και πάντα επιλέγουµε την κρυφή κοινοποίηση (ένδειξη BCC) στις οµαδικές αποστολές email. Σε πολύ ευαίσθητες συνθήκες, όπως µια διαχείριση κρίσης, προτιµάµε να στέλνουµε ξεχωριστά και προσωπικά email σε κάθε παραλήπτη. Σε περιπτώσεις διαχείρισης κρίσεων, είναι συνετό να απευθυνθείτε σε επαγγελµατία Σύµβουλο Δηµόσιων Σχέσεων µε διαπιστευµένη πείρα στον χειρισµό κρίσεων.
Μια τελευταία λεπτοµέρεια που αξίζει το βάρος της σε χρυσάφι: Προσέξτε το ύφος και τον τόνο που επιλέγετε. Το ιδανικό είναι να βρείτε την χρυσή τοµή µεταξύ του τόνου που έχει το δικό σας brand και του τόνου που έχει το µέσο ενηµέρωσης. Θα σας βοηθήσει αν χρησιµοποιείται µικρές προτάσεις και λέξεις κατανοητές χωρίς λογοτεχνικές πινελιές.
Ευχαριστούμε το www.epixeiro.gr για την ευγενική παραχώρηση του άρθρου
